Organiser un salon professionnel
Des exposants, des partenaires, un contrôle d’accès sur plusieurs jours, et des rendez-vous d’affaires entre participants.
Comment ça se passe
Un salon se joue à l’entrée et dans les allées : l’outil sert surtout ces deux endroits.
- Avant
Vous montez la liste des exposants, avec leur niveau, leur stand et vos propres champs (le secteur, par exemple), et le site les présente avec un filtre par champ. Les inscriptions ouvrent, et chaque visiteur reçoit un badge à code QR valable pour toute la durée.
- Pendant
L’accueil scanne à l’entrée, chaque jour, avec la même liste sur tous les postes. Les visiteurs qui l’ont accepté apparaissent dans l’annuaire de networking : ils reçoivent des suggestions de contacts selon leurs sujets et se proposent des rendez-vous. Leurs messages restent entre eux.
- Après
Vous comptez la fréquentation par jour, vous ajoutez ce que la plateforme ne peut pas savoir, et chaque exposant reçoit ce que vous voulez bien lui montrer par un lien.
Ce dont vous vous servirez
Quatre modules font l’essentiel d’un salon. Les exposants et le networking sont inclus.
Ce que ça ne couvre pas
Deux choses qu’un salon demande parfois et que l’outil ne fait pas.
- Pas de plan interactif du salon : les stands se listent et se filtrent, ils ne se cliquent pas sur une carte des allées.
- Pas de facturation des exposants ni de gestion des contrats de stand. L’outil présente les exposants, il ne leur vend pas d’espace.
Questions fréquentes
- Peut-on classer les exposants par niveau de partenariat ?
- Oui, avec vos propres niveaux (or, argent, ou ce que vous voulez), dans l’ordre que vous décidez, et un regroupement par niveau sur le site.
- Les visiteurs peuvent-ils se contacter ?
- Oui, par le module Meeting : annuaire des participants, suggestions par sujets, demandes de rendez-vous et messagerie. Selon votre réglage, chacun y figure d’office ou sur demande, et peut s’en retirer en un clic.
- Le badge vaut-il pour plusieurs jours ?
- Oui. Un re-scan est une ligne de plus dans le journal, jamais un refus : vous savez qui est venu quel jour.
- Les exposants peuvent-ils scanner les badges des visiteurs ?
- Oui, si vous l’activez. Chaque exposant reçoit un lien de stand, sans compte à créer, pour scanner le badge d’un visiteur venu le voir et garder son nom, sa société et sa fonction, ainsi que son email si vous le transmettez. Le visiteur en est informé à l’inscription et peut retirer un contact depuis son espace.